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Regolamento Ue: le istruzioni del Garante privacy sul registro dei trattamenti

Regolamento Ue: le istruzioni del Garante privacy sul registro dei trattamenti - Il Garante per la protezione dei dati personali ha messo a disposizione sul proprio sito le istruzioni sul Registro delle attività di trattamento, previsto dal Regolamento (EU) n. 679/2016 (di seguito “RGPD”). documento estratto dal sito del garante

Il Registro, che deve essere predisposto dal titolare e del Responsabile del trattamento, è un documento contenente le principali informazioni (specificatamente individuate dall’art. 30 del Regolamento) relative alle operazioni di trattamento svolte da una impresa, un’associazione, un esercizio commerciale, un libero professionista.

L’obbligo di redigere il Registro costituisce uno dei principali elementi di accountability del titolare, poiché rappresenta uno strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile ai fini della valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tale attività.

Il Registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

Come specificato nelle FAQ del Garante, sono tenuti a redigere il Registro le imprese o le organizzazioni con almeno 250 dipendenti e - al di sotto dei 250 dipendenti - qualunque titolare o responsabile che effettui trattamenti che possano presentare rischi, anche non elevati, per i diritti e le libertà delle persone o che effettui trattamenti non occasionali di dati oppure trattamenti di particolari categorie di dati (come i dati biometrici, dati genetici, quelli sulla salute, sulle convinzioni religiose, sull’origine etnica etc.), o anche di dati relativi a condanne penali e a reati.

Nelle FAQ vengono indicate, tra l’altro, quali informazioni deve contenere il Registro e le modalità per la sua conservazione e il suo aggiornamento.

Roma, 8 ottobre 2018

FAQ sul registro delle attività di trattamento

  1. Cosa è il registro delle attività di trattamento?

L’art. 30 del Regolamento (EU) n. 679/2016 (di seguito “RGPD”) prevede tra gli adempimenti principali del titolare e del responsabile del trattamento la tenuta del registro delle attività di trattamento

E’ un documento contenente le principali informazioni (specificatamente individuate dall’art. 30 del RGPD) relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile del trattamento (sul registro del responsabile, vedi, in particolare, il punto 6). 

Costituisce uno dei principali elementi di accountability del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile per ogni attività di valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tali attività. 

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

  1. Chi è tenuto a redigerlo? 

Tutti i titolari e i responsabili del trattamento sono tenuti a redigere il Registro delle attività di trattamento (v. art. 30, par. 1 e 2 del RGPD). 

In particolare, in ambito privato, i soggetti obbligati sono così individuabili:

  • imprese o organizzazioni con almeno 250 dipendenti;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti che possano presentare un rischio – anche non elevato – per i diritti e le libertà dell'interessato;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti delle categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1 RGPD, o di dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10 RGPD.

Rientrano nella categoria delle “organizzazioni” di cui all’art. 30, par. 5 anche le associazioni, fondazioni e i comitati.

Alla luce di quanto detto sopra, sono tenuti all’obbligo di redazione del registro, ad esempio:

- esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigiani con almeno un dipendente (bar, ristoranti, officine, negozi, piccola distribuzione, ecc.) e/o che trattino dati sanitari dei clienti (es. parrucchieri, estetisti, ottici, odontotecnici, tatuatori ecc.);

- liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari e/o dati relativi a condanne penali o reati (es. commercialisti, notai, avvocati, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, medici in generale);

- associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali o reati (i.e. organizzazioni di tendenza; associazioni a tutela di soggetti c.d. “vulnerabili” quali ad esempio malati, persone con disabilità, ex detenuti ecc.; associazioni che perseguono finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere, razziali, basate sull’orientamento sessuale, politico o religioso ecc.; associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati; partiti e movimenti politici; sindacati; associazioni e movimenti a carattere religioso);

- il condominio ove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della L. n. 13/1989; richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali).

Infine, si precisa che le imprese e organizzazioni con meno di 250 dipendenti obbligate alla tenuta del registro potranno comunque beneficiare di alcune misure di semplificazione, potendo circoscrivere l’obbligo di redazione del registro alle sole specifiche attività di trattamento sopra individuate (es. ove il trattamento delle categorie particolari di dati si riferisca a quelli inerenti un solo lavoratore dipendente, il registro potrà essere predisposto e mantenuto esclusivamente con riferimento a tale limitata tipologia di trattamento).

Al di fuori dei casi di tenuta obbligatoria del Registro, anche alla luce del considerando 82 del RGPD, il Garante ne raccomanda la redazione a tutti i titolari e responsabili del trattamento, in quanto strumento che, fornendo piena contezza del tipo di trattamenti svolti, contribuisce a meglio attuare, con modalità semplici e accessibili a tutti, il principio di accountability e, al contempo, ad agevolare in maniera dialogante e collaborativa l’attività di controllo del Garante stesso.

Si invita altresì a consultare il documento interpretativo del 19 aprile 2018 del Gruppo ex art. 29 (Ora Comitato europeo per la protezione dei dati) reperibile al seguente link: http://ec.europa.eu/newsroom/article29/item-detail.cfm?item_id=624045

  1. Quali informazioni deve contenere? 

Il Regolamento individua dettagliatamente le informazioni che devono essere contenute nel registro delle attività di trattamento del titolare (art. 30, par. 1 del RGPD) e in quello del responsabile (art. 30, par. 2 del RGPD).

Con riferimento ai contenuti si rappresenta quanto segue: 

 (a) nel campo “finalità del trattamento” oltre alla precipua indicazione delle stesse, distinta per tipologie di trattamento (es. trattamento dei dati dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro; trattamento dei dati di contatto dei fornitori per la gestione degli ordini), sarebbe opportuno indicare anche la base giuridica dello stesso (v. art. 6 del RGPD; in merito, con particolare riferimento al “legittimo interesse”, si rappresenta che il registro potrebbe riportare la descrizione del legittimo interesse concretamente perseguito, le “garanzie adeguate” eventualmente approntate, nonché, ove effettuata, la preventiva valutazione d’impatto posta in essere dal titolare (v. provv. del Garante del 22 febbraio 2018 – [doc web n. 8080493]). Sempre con riferimento alla base giuridica, sarebbe parimenti opportuno: in caso di trattamenti di “categorie particolari di dati”, indicare una delle condizioni di cui all’art. 9, par. 2del RGPD; in caso di trattamenti di dati relativi a condanne penali e reati, riportare la specifica normativa (nazionale o dell’Unione europea) che ne autorizza il trattamento ai sensi dell’art. 10 del RGPD;

 (b) nel campo “descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali” andranno specificate sia le tipologie di interessati (es. clienti, fornitori, dipendenti) sia quelle di dati personali oggetto di trattamento (es. dati anagrafici, dati sanitari, dati biometrici, dati genetici, dati relativi a condanne penali o reati, ecc.);

 (c) nel campo “categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati” andranno riportati, anche semplicemente per categoria di appartenenza, gli altri titolari cui siano comunicati i dati (es. enti previdenziali cui debbano essere trasmessi i dati dei dipendenti per adempiere agli obblighi contributivi). Inoltre, si ritiene opportuno che siano indicati anche gli eventuali altri soggetti ai quali – in qualità di responsabili e sub-responsabili del trattamento– siano trasmessi i dati da parte del titolare (es. soggetto esterno cui sia affidato dal titolare il servizio di elaborazione delle buste paga dei dipendenti o altri soggetti esterni cui siano affidate in tutto o in parte le attività di trattamento). Ciò al fine di consentire al titolare medesimo di avere effettiva contezza del novero e della tipologia dei soggetti esterni cui sono affidate le operazioni di trattamento dei dati personali;

 (d) nel campo “trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale” andrà riportata l’informazione relativa ai suddetti trasferimenti unitamente all’indicazione relativa al Paese/i terzo/i cui i dati sono trasferiti e alle “garanzie” adottate ai sensi del capo V del RGPD (es. decisioni di adeguatezza, norme vincolanti d’impresa, clausole contrattuali tipo, ecc.);

 (e) nel campo “termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati” dovranno essere individuati i tempi di cancellazione per tipologia e finalità di trattamento (ad es. “in caso di rapporto contrattuale, i dati saranno conservati per 10 anni dall’ultima registrazione – v. art. 2220 del codice civile”). Ad ogni modo, ove non sia possibile stabilire a priori un termine massimo, i tempi di conservazione potranno essere specificati mediante il riferimento a criteri (es. norme di legge, prassi settoriali) indicativi degli stessi (es. “in caso di contenzioso, i dati saranno cancellati al termine dello stesso”);

 (f) nel campo “descrizione generale delle misure di sicurezza” andranno indicate le misure tecnico-organizzative adottate dal titolare ai sensi dell’art. 32 del RGDP tenendo presente che l’elenco ivi riportato costituisce una lista aperta e non esaustiva, essendo rimessa al titolare la valutazione finale relativa al livello di sicurezza adeguato, caso per caso, ai rischi presentati dalle attività di trattamento concretamente poste in essere. Tale lista ha di per sé un carattere dinamico (e non più statico come è stato per l’Allegato B del d. lgs. 196/2003) dovendosi continuamente confrontare con gli sviluppi della tecnologia e l’insorgere di nuovi rischi. Le misure di sicurezza possono essere descritte in forma riassuntiva e sintetica, o comunque idonea a dare un quadro generale e complessivo di tali misure in relazione alle attività di trattamento svolte, con possibilità di fare rinvio per una valutazione più dettagliata a documenti esterni di carattere generale (es. procedure organizzative interne; security policy ecc.).

  1. Può contenere informazioni ulteriori?

Può essere riportata nel registro qualsiasi altra informazione che il titolare o il responsabile ritengano utile indicare (ad es. le modalità di raccolta del consenso, le eventuali valutazioni di impatto effettuate, l’indicazione di eventuali “referenti interni” individuati dal titolare in merito ad alcune tipologie di trattamento ecc.).

  1. Quali sono le modalità di conservazione e di aggiornamento?

Il Registro dei trattamenti è un documento di censimento e analisi dei trattamenti effettuati dal titolare o responsabile. In quanto tale, il registro deve essere mantenuto costantemente aggiornato poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere. Qualsiasi cambiamento, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, deve essere immediatamente inserito nel Registro, dando conto delle modifiche sopravvenute.

Il Registro può essere compilato sia in formato cartaceo che elettronico ma deve in ogni caso recare, in maniera verificabile, la data della sua prima istituzione (o la data della prima creazione di ogni singola scheda per tipologia di trattamento) unitamente a quella dell’ultimo aggiornamento. In quest’ultimo caso il Registro dovrà recare una annotazione del tipo:

 “- scheda creata in data XY”

 “- ultimo aggiornamento avvenuto in data XY”

  1. Registro del responsabile

Il responsabile del trattamento tiene un registro di “tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare” (art. 30, par. 2 del RGPD). 


In merito alle modalità di compilazione dello stesso si rappresenta quanto segue:

  1. a) nel caso in cui uno stesso soggetto agisca in qualità di responsabile del trattamento per conto di più clienti quali autonomi e distinti titolari (es. società di software house), le informazioni di cui all’art. 30, par. 2 del RGPD dovranno essere riportate nel registro con riferimento a ciascuno dei suddetti titolari. In questi casi il responsabile dovrà suddividere il registro in tante sezioni quanti sono i titolari per conto dei quali agisce; ove, a causa dell’ingente numero di titolari per cui si operi, l’attività di puntuale indicazione e di continuo aggiornamento dei nominativi degli stessi nonché di correlazione delle categorie di trattamenti svolti per ognuno di essi risulti eccessivamente difficoltosa, il registro del responsabile potrebbe riportare il rinvio, ad es., a schede o banche dati anagrafiche dei clienti (titolari del trattamento), contenenti la descrizione dei servizi forniti agli stessi, ferma restando la necessità che comunque tali schede riportino tutte le indicazioni richieste dall’art. 30, par. 2 del RGPD;
  2. b) con riferimento alla “descrizione delle categorie di trattamenti effettuati” (art. 30, par. 2, lett. b) del RGPD) è possibile far riferimento a quanto contenuto nel contratto di designazione a responsabile che, ai sensi dell’art. 28 del RGPD, deve individuare, in particolare, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati oggetto del trattamento, nonché la durata di quest’ultimo;
  3. c) in caso di sub-responsabile, parimenti, il registro delle attività di trattamento svolte da quest’ultimo potrà specificatamente far riferimento ai contenuti del contratto stipulato tra lo stesso e il responsabile ai sensi dell’art. 28, paragrafi 2 e 4 del RGPD.

Modello di “registro semplificato” delle attività di trattamento del titolare per PMI (ALLEGATO 1) 

Modello di “registro semplificato” delle attività di trattamento del responsabile per PMI (ALLEGATO 2) 

Attualità - News - Commenti

processo tributario telematico – Nuove disposizioni

processo tributario telematico – Nuove disposizioni in materia di giustizia tributaria digitale – articolo 16 del decreto legge 23 ottobre 2018, n. 119, convertito dalla legge 17 dicembre 2018, n. 136.

Accesso agli atti – accesso civico generalizzato 

contratti pubblici – procedura di gara conclusa – soggetto non concorrente – ammissibilità. Cons. St., sez. III, 5 giugno 2019, n. 3780, commento a cura dell’Avv. Silvia Albanese.

inammissibilità del ricorso per cassazione – manifesta infondatezza

impugnazioni - inammissibilità - in genere - inammissibilità del ricorso per cassazione – manifesta infondatezza – valutazione – indicazioni, Sentenza n. 19411 ud. 12/03/2019 - deposito del 08/05/2019, commento a cura dell’Avv. Marta Cigna.

riconoscimento del provvedimento giurisdizionale straniero di accertamento del rapporto di filiazione

Riconoscimento del provvedimento giurisdizionale straniero di accertamento del rapporto di filiazione – Rifiuto di trascrizione non determinato da vizi formali – Controversia di stato – Nozione di “interessato” ai sensi dell’art. 67 L. n. 218/1995 – Legittimazione del Sindaco, del Ministero dell’Interno e del Pubblico Ministero - Differenze. Corte di Cassazione, Sez. Un., sentenza n. 12193 dell’8 maggio 2019, commento a cura della Dott.ssa Ilaria Gonnellini.

Concorso di persone nel reato – mutamento del titolo del reato per taluno dei concorrenti (art. 117 c.p.)

responsabilità oggettiva – conoscibilità in concreto della qualifica soggettiva dell’intraneus – “ai fini dell’applicabilità dell’art. 117 c.p., che disciplina il mutamento del titolo del reato per taluno dei concorrenti, è necessaria, per l’estensione del titolo di reato proprio al concorrente extraneus, la conoscibilità della qualifica soggettiva del concorrente intraneus”. Cass. Pen. VI Sez. Sentenza n. 25390 ud. 31/01/2019 - deposito del 07/06/2019. Commento a cura dell’Avv. Emanuele Lai.

Gratuito Patrocinio anche per la volontaria giurisdizione

Amministrazione di sostegno – Liquidazione compensi patrocinio a spese dello Stato – D.pr. n. 115/2002. Corte di Cassazione, sez. 2, Sentenza n. 15175 del 4 giugno 2019, commento a cura dell’Avv. Ylenia Coronas.

il legittimo affidamento invocabile dal beneficiario di aiuti di stato concessi in violazione del tfue

Artt. 107 e 108 TFUE – Aiuti di stato incompatibili con il mercato interno – Art. 2033 c.c. – Principio di affidamento – Buona fede – Onere di controllo della compatibilità unionale dell’aiuto – Cass. Civ, Sez. I, 6 giugno 2019, n. 15405, commento a cura dell’Avv. Giorgia Franco.

successioni – prova per testimoni e per presunzioni, da parte del legittimario, della simulazione di vendita del de cuius

Successioni – Azione di riduzione – Collazione – Simulazione vendita del de cuius – Prova per testimoni e per presunzioni – Qualità di terzo del legittimario – Condizioni –. Corte di Cassazione, sez. 2, sentenza n. 12317 del 9 maggio 2019, commento a cura della Dott.ssa Ilaria Gonnellini.

Scuola forense foroeuropeo

Massime corte di cassazione

Convegni in Videoconferenza accreditati CNF

CONVEGNI IN VIDEOCONFERENZA ACCREDITATI DAL CONSIGLIO NAZIONALE FORENSE 

Regolamento Ue: le istruzioni del Garante privacy sul registro dei trattamenti - Foroeuropeo toghe_bisACQUISTO PACCHETTO CONVEGNI IN VIDEOCONFERENZA DI GRUPPO ACCREDITATI DAL CONSIGLIO NAZIONALE FORENSE - Direttore scientifico avv. Domenico Condello

CONVEGNI IN VIDEOCONFERENZA ACCREDITATI DAL CONSIGLIO NAZIONALE FORENSE

Regolamento Ue: le istruzioni del Garante privacy sul registro dei trattamenti - Foroeuropeo togaaaRINNOVO PACCHETTO CONVEGNI IN VIDEOCONFERENZA DI GRUPPO ACCREDITATI DAL CONSIGLIO NAZIONALE FORENSE - Direttore scientifico avv. Domenico Condello

9 Luglio 2019 Convegno in videoconferenza di gruppo

9 Luglio 2019 H 13.30/ 16.30- Deontologia forense: il Codice Deontologico Forense: Il procedimento disciplinare  ed  il Consiglio Distrettuale di Disciplina - Relatori Avv. Domenico Condello, Consigliere dell'Ordine degli Avvocati di Roma dal 1996 al 2017 - Avv. Carlo Bartolini ,Già Presidente dell'Ordine degli avvocati di Tivoli - Vice presidente  del Consiglio Distrettuale di Disciplina – Corte d’Appello di Roma – Convegno in videoconferenza di gruppo accreditato dal C.N.F. – Due crediti formativi di deontologia.

24 Settembre 2019 Convegno in videoconferenza di gruppo

24 Settembre 2019 H.13.30/16.30 - Diritto Condominiale: la consultazione dei documenti condominiali tra diritti dei condomini e doveri dell’amministratore. I reati connessi all’accesso, alla diffusione e alla falsificazione dei documenti condominiali.  Relatori: Prof. Avv. Beatrice Magro Professore Ordinario Diritto Penale e  Avv. Adriana Nicoletti Avvocato del Foro di Roma Esperta in Diritto Condominiale – Convegno in videoconferenza di gruppo in fase di accreditamento dal C.N.F.  – due crediti formativi

... segue Massime corte di cassazione

Amministratori condominio

Corso di aggiornamento online Amministratore condominio

Corso di aggiornamento ONLINE Amministratore condominio - Viene rilasciato l'attestato di partecipazione che consente di svolgere l'attività professionale ai sensi dell'art. 71 bis disp. att. c.c. e d.m. 140/2014. Agli avvocati  viene, inoltre, rilasciato un certificato con i crediti formativi riconosciuti dal Consiglio Nazionale Forense.

Corso abilitante online Amministratore condominio

Corso abilitante ONLINE Amministratore condominio - Viene rilasciato l'attestato di partecipazione che consente di svolgere l'attività professionale ai sensi dell'art. 71 bis disp. att. c.c. e d.m. 140/2014

Avvocati C.N.F. Decisioni pareri circolari - Osservatorio forense

incarico nei confronti dell’ex cliente: quando non opera il limite temporale dei due anni - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 123

Divieto di assumere l’incarico nei confronti dell’ex cliente: quando non opera il limite temporale dei due anni - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 123

L’autorizzazione espressa dell’ex cliente a non tener conto del divieto di agire nei suoi confronti - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 123

L’autorizzazione espressa dell’ex cliente a non tener conto del divieto di agire nei suoi confronti - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 123

Il divieto di assumere l’incarico nei confronti dell’ex cliente - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 123

Il divieto di assumere l’incarico nei confronti dell’ex cliente - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 123

Sanzione deontologica e precedenti disciplinari - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 116

Sanzione deontologica e precedenti disciplinari - Consiglio Nazionale Forense, sentenza del 16 ottobre 2018, n. 116

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