Notai - Atto notarile digitale

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Notai - Atto notarile digitale - Relazione illustrativa al decreto legislativo è emanato in attuazione della delega al Governo in materia di “ordinamento del notariato con riferimento alle procedure informatiche e telematiche per la redazione dell’atto pubblico, l’autenticazione di scrittura privata, la tenuta dei repertori e registri e la conservazione dei documenti notarili, nonché alla rettifica di errori di trascrizioni di dati degli atti notarili”, prevista dall’articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69

Notai - Atto pubblico informatico - digitale - Relazione illustrativa al decreto legislativo è emanato in attuazione della delega al Governo in materia di “ordinamento del notariato con riferimento alle procedure informatiche e telematiche per la redazione dell’atto pubblico, l’autenticazione di scrittura privata, la tenuta dei repertori e registri e la conservazione dei documenti notarili, nonché alla rettifica di errori di trascrizioni di dati degli atti notarili”, prevista dall’articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69

Relazione illustrativa

Il presente decreto legislativo è emanato in attuazione della delega al Governo in materia di “ordinamento del notariato con riferimento alle procedure informatiche e telematiche per la redazione dell’atto pubblico, l’autenticazione di scrittura privata, la tenuta dei repertori e registri e la conservazione dei documenti notarili, nonché alla rettifica di errori di trascrizioni di dati degli atti notarili”, prevista dall’articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69.

Il presente decreto, in conformità del principio di delega di cui al comma 5, lett. a) dell’articolo citato, è redatto nel rispetto del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, che raccoglie le disposizioni generali in materia di formazione, trasmissione, conservazione, duplicazione, riproduzione e validazione temporale del documento informatico, nonché quelle in materia di firme elettroniche e di fruibilità dei dati informatici. Il presente decreto, pertanto, è finalizzato a dare attuazione alle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale in materia di documento informatico redatto dal notaio, mediante l’inserimento, nell’ordinamento di settore del notariato, di quelle disposizioni di dettaglio, opportunamente coordinate con quelle di cui al citato codice, ritenute necessarie a tal fine. Si persegue, così, l’obiettivo dell’innovazione tecnologica mediante il ricorso alle procedure informatiche nell’ambito della circolazione giuridica dei beni e dei diritti, in modo da consentire all’autonomia privata di esplicarsi anche attraverso l’utilizzo del documento informatico, mantenendo integre, nel contempo, tutte quelle garanzie di sicurezza e di conservazione del documento negoziale, che sono proprie dell’atto notarile e che devono   essere preservate anche in una moderna economia di mercato.

Articolo 1
Il comma 1 del presente articolo reca, con il sistema della novella, una serie di modifiche alla legge 16 febbraio 1913, n. 89, nel prosieguo detta anche “legge notarile.”
La lettera a) inserisce gli articoli 23-bis e 23-ter. L’ articolo 23-bis pone a carico del notaio l’obbligo di munirsi, per l’esercizio delle sue funzioni, della firma digitale, quale unico strumento operativo da utilizzare, sia per la formazione, che per la trasmissione e la conservazione del documento informatico. La norma attribuisce rilevanza determinante alla sottoscrizione mediante l’uso, da parte del notaio, della firma digitale di cui all’articolo 1, comma 1, lettera s) del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Va sottolineato che, con riferimento alla firma del notaio, si prevede l’utilizzazione, nell’ambito delle firme elettroniche, esclusivamente della firma digitale, particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche: sistema che offre, allo stato attuale delle conoscenze tecniche, le maggiori garanzie in termini di sicurezza.
L’articolo 23-ter, comma 1, disciplina il certificato qualificato di firma, di cui all’articolo 1, comma 1, lettera f) del citato decreto legislativo n. 82/2005 (certificato elettronico conforme ai requisiti previsti dalla normativa comunitaria), rilasciato al notaio da certifìcatori che rispondono ai requisiti di cui alla medesima direttiva. Lo stesso comma prevede, inoltre, per evidenti ragioni di tutela dell’interesse generale, che il certificato rilasciato al notaio per l’esercizio delle sue funzioni debba attestare anche l’iscrizione a ruolo, al fine di porre i terzi in condizione di conoscere in ogni momento se il notaio è nell’esercizio delle sue funzioni. In coerenza con tale esigenza, il comma 2 dello stesso articolo prevede specificamente che, sulla base delle comunicazioni inviate dai consigli notarili distrettuali, le modalità di gestione del certificato di firma dovranno garantire l’immediata sospensione o revoca del certificato stesso a richiesta del titolare o delle autorità competenti, quando il notaio è sospeso o cessa dalle funzioni per qualsiasi causa oltre che in tutti i casi previsti dalla normativa vigente.
Infine, il comma 3 del nuovo articolo 23-ter, ribadisce, sulla base di quanto dispone l’articolo 32 del codice dell’ amministrazione digitale, il principio secondo cui il notaio è tenuto a custodire e ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma collegato al suo certificato.
La lettera b) dell’articolo 1 aggiunge all’articolo 38 della legge notarile, un nuovo comma per chiarire le modalità di trasferimento agli archivi notarili, alla morte del notaio, di atti, registri e repertori informatici conservati nella struttura di cui al nuovo articolo 62-bis, secondo quanto previsto dalla normativa vigente per gli atti e la documentazione cartacei. Viene previsto, inoltre, l’obbligo di cancellazione dei dati da parte del Consiglio Nazionale del Notariato una volta accertato il regolare trasferimento dei medesimi presso gli archivi notarili, al fine di evitare duplicazioni ed in considerazione del fatto che alla cessazione dall’attività del notaio la struttura di cui all’articolo 62-bis, avente mere funzioni di conservazione in favore del notaio, che rimane l’unico depositario degli atti, cessa di svolgere la sua funzione.
La lettera c) inserisce, dopo l’articolo 47 della legge notarile, gli articoli 47-bis e 47–ter. L’articolo 47-bis contiene una norma di carattere generale, secondo la quale l’atto pubblico di cui all’ articolo 2700 del codice civile, redatto su supporto informatico, è quello formato secondo le procedure previste nelle disposizioni di cui al presente decreto che novellano, a tal fine, l’ordinamento del notariato. Simmetricamente, il secondo comma richiama, per l’autenticazione di cui all’articolo 2703, secondo comma, del codice civile, effettuata utilizzando modalità informatiche, le regole sancite dall’articolo 25 del codice dell’amministrazione digitale. I due commi hanno, dunque, lo scopo di completare il quadro normativo delineato dal codice dell’amministrazione digitale, al fine di dare piena equiparazione, sul piano degli effetti giuridici, all’atto pubblico ed alla scrittura privata autenticata con strumenti informatici rispetto ai corrispondenti documenti cartacei.
L’articolo 47-ter detta, al primo comma, una disposizione di raccordo con le norme della legge notarile in materia di formazione e conservazione degli atti pubblici e delle scritture private autenticate, sancendo che esse si applicano ai corrispondenti documenti informatici, in quanto compatibili. In tal modo, la nuova disciplina dettata dal presente decreto per l’atto pubblico e la scrittura privata autenticata viene completata dal rinvio all’ordinamento notarile. Il comma 2 dello stesso articolo contiene la disposizione secondo la quale l’atto pubblico informatico deve essere ricevuto in conformità a quanto previsto dall’articolo 47 della legge notarile, che disciplina le attività che il notaio deve compiere nel procedimento dì ricevimento dell’ atto pubblico. La disposizione, oltre a garantire uniformità dì trattamento normativo, rappresenta un presidio per l’esercizio della funzione notarile mediante strumenti informatici, che deve mantenere le stesse garanzie apprestate dall’ordinamento di settore per il corrispondente documento cartaceo. Al comma 3 è inserita una disposizione di dettaglio in merito al controllo di validità da parte del notaio circa la certificato di firma utilizzato dalle parti.
La lettera d) inserisce, dopo l’articolo 52 della legge notarile, l’articolo 52-bis. L’articolo 52-bis, comma 1, raccordandosi al principio sancito dall’articolo 2700 del codice civile, secondo cui l’atto pubblico fa fede in merito ai fatti che il pubblico ufficiale attesta essere avvenuti in sua presenza, prevede che i soggetti che devono sottoscrivere gli atti indicati dall’articolo 47-bis appongano personalmente ed in presenza del notaio la propria firma nell’atto pubblico e nella scrittura privata da autenticare. E’ da notare che, a differenza di quanto previsto per il notaio, ai soggetti intervenuti all’atto
viene consentito di utilizzare anche una firma elettronica non qualificata, e ciò al fine di incentivare l’utilizzo delle tecnologie informatiche da parte della generalità dei cittadini, rendendo così possibile, anche a soggetti che non siano in possesso di firma digitale o di altri strumenti qualificati, di sottoscrivere l’atto pubblico informatico. La minore affidabilità delle firme elettroniche non qualificate viene superata dalla funzione del notaio, alla presenza del quale l’atto viene sottoscritto dalle parti. Si noti che il nuovo articolo 68-ter della legge notarile rinvia l’individuazione delle firme elettroniche non qualificate che possono essere utilizzate per la
sottoscrizione dell’atto pubblico ad una norma secondaria attuativa. Il comma 2 dello stesso articolo 52-bis prevede che il notaio debba apporre personalmente la propria firma digitale dopo quella delle parti, dell’interprete e dei testimoni e in loro presenza. Al fine di presidiare la funzione notarile, garantendone la personalità dell’esercizio, l’inosservanza di questa disposizione viene punita disciplinarmente con la sanzione della sospensione e, in caso di recidiva, con quella della destituzione per il notaio che non vi si attenga; ciò a seguito delle modifiche apportate dalle lettere p) e q) dell’articolo 1 del presente decreto, rispettivamente, agli
articoli 138, comma 2 e 142, comma 1, lettera b) della legge notarile.
La lettera e) aggiunge, dopo l’articolo 57 della legge notarile, l’articolo 57-bis. L’articolo 57-bis, comma 1, stabilisce, in conformità a quanto previsto dall’articolo 22, commi 1 e 3, del codice dell’amministrazione digitale, le regole da rispettare ai fini dell’allegazione all’atto pubblico o alla scrittura privata autenticata con strumenti informatici di un documento redatto su supporto diverso, prevedendo che il notaio ne produca copia certificata conforme su supporto informatico. Il comma 2 sancisce la regola reciproca, in conformità a quanto previsto dall’articolo 23, comma 1, del codice dell’amministrazione digitale, ossia quella dell’allegazione del documento informatico in copia cartacea, resa conforme ai sensi dell’articolo 68–quater, comma
2, ad un atto pubblico o una scrittura privata da autenticare su quest’ultimo supporto. Si tratta, come è evidente, di modalità operative finalizzate a risolvere questioni pratiche che, in mancanza di specifiche disposizioni, potrebbero rappresentare ostacoli di fatto al pieno utilizzo dell’informatica nella documentazione negoziale.
La lettera f) – in attuazione del principio di delega di cui all’art. 65, comma 5, lett. b), della legge n. 69/2009 – aggiunge, dopo l’articolo 59 della legge notarile, l’articolo 59-bis in materia di rettifica di dati preesistenti alla redazione di atti pubblici e scritture private autenticate. Il potere di rettifica attribuito al notaio, da esercitare senza pregiudizio per i diritti dei terzi, viene limitato ai soli errori od omissioni materiali relativi a dati preesistenti agli atti summenzionati e comprende la pubblicità della correzione dell’errore attraverso un’apposita certificazione contenuta in un atto pubblico da lui stesso formato.
La lettera g), in considerazione del fatto che la marcatura temporale di un atto informatico potrebbe impedire al notaio di adempiere nello stesso giorno l’obbligo di annotarlo a repertorio, con la modifica del primo comma dell’art. 62 della legge notarile, sposta l’obbligo di annotazione al giorno successivo alla redazione dell’atto.
La lettera h) aggiunge, dopo l’articolo 62 della legge notarile, gli articoli 62-bis, 62-ter e 62quater. L’articolo 62-bis, articolato in tre commi, prevede che il notaio si avvalga, per la conservazione degli atti informatici, di una struttura realizzata a cura del Consiglio nazionale del notariato, ente pubblico nazionale, e che le specifiche regole tecniche necessarie per l’attuazione di tale previsione siano regolate dal codice dell’amministrazione digitale. La scelta è dettata dall’esigenza di garantire la massima sicurezza nella conservazione dei dati, demandando ad un soggetto pubblico la predisposizione e la gestione delle strutture necessarie, essendo risultata evidente la difficoltà, per i singoli notai, di dotarsi di una struttura autonoma che dia uguali garanzie in conformità alla normativa vigente. Con una norma che completa la disciplina prevista dal novellato articolo 67, primo comma, si chiarisce che il Consiglio nazionale del notariato deve dotarsi di strumenti tecnici idonei a consentire l’accesso ai documenti conservati nella predetta struttura soltanto nei casi
previsti dalla legge, ovvero, in quelli previsti dal citato articolo 67, primo comma. Le spese di funzionamento di tale struttura sono interamente poste, nel rispetto del principio di invarianza finanziaria, a carico degli stessi notai, escluso ogni onere per lo Stato. La necessità di garantire questa invarianza rende impossibile l’accoglimento dell’osservazione della Commissione giustizia della Camera dei Deputati volta ad assegnare questi compiti agli Archivi notarili, dal momento che il predetto principio non consente di utilizzare risorse pubbliche per lo svolgimento dei nuovi compiti previsti dalla legge, anche laddove tali risorse siano disponibili. Si è, tuttavia, precisato ulteriormente che la struttura informatica predisposta dal Consiglio Nazionale del Notariato ha compiti di mero ausilio alla conservazione dei documenti informatici, e che tale ente non acquista in alcun caso la qualifica di pubblico depositario, specificando l’obbligo di cancellazione dei dati all’esito della loro trasmissione all’archivio notarile, in caso di morte o trasferimento del notaio e che gli atti in formato elettronico vengono meramente “conservati” e non “depositati” presso la struttura in questione. Il Senato della
Repubblica, a differenza della Camera dei Deputati, non ha espresso il parere nei termini. Al fine di introdurre una regola nuova e certa in ordine all’identificazione dell’originale informatico dell’atto pubblico redatto e delle scritture private autenticate dal notaio, viene stabilito che tale qualità spetta, ad ogni effetto di legge, soltanto agli atti ed alle scritture depositati nella struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato e che soltanto dagli stessi possono essere tratti duplicati e copie legalmente validi come l’originale.
L’articolo 62-ter prevede che il notaio debba conservare nella struttura realizzata dal Consiglio nazionale del notariato anche le copie informatiche dei documenti originali redatti su supporto cartaceo da lui formati nell’esercizio della funzione notarile, in maniera tale da implementare il ricorso all’informatica per la conservazione e l’accesso ai documenti negoziali formati all’origine su supporto cartaceo.
L’articolo 62-quater, nei suoi primi tre commi, detta le regole necessarie per la ricostruzione di atti, repertori e registri informatici alla cui conservazione e tenuta è obbligato il notaio, richiamando le disposizioni procedimentali di cui al decreto legge 15 novembre 1925, n. 2071. Significativa è la previsione del ricorso al presidente del tribunale competente, ritenuta necessaria in una materia, come quella in esame, che incide su diritti soggettivi, trattandosi di documenti aventi valore negoziale. Il comma 4 dello stesso articolo detta una disposizione che esclude il ricorso al procedimento di ricostruzione se è disponibile una copia di sicurezza eseguita nell’ambito delle procedure sancite nello stesso decreto. Essa appare coerente con i principi accolti in materia, secondo i quali la copia di sicurezza, eseguita dal depositario delle registrazioni informatiche,
rappresenta essa stessa un originale.
La lettera i) aggiunge, dopo l’articolo 66 della legge notarile, gli articoli 66-bis e 66-ter. Gli articoli 66-bis e 66-ter dettano disposizioni di semplificazione e di attuazione. Si prevede che la tenuta del repertorio informatico da parte del notaio sostituisca il repertorio cartaceo, gli altri libri e gli indici attualmente previsti dalla legislazione notarile, rinviando ad un decreto interministeriale, da emanare sentiti la DigitPA ed il Garante per la protezione dei dati personali, la definizione delle regole tecniche da rispettare per l’attuazione della disposizione in esame.
La lettera l) modifica l’articolo 67, primo comma, legge notarile dettando una prescrizione basilare per l’efficienza del sistema che, in sintonia con quanto previsto dal nuovo articolo 62-bis, comma 2, stabilisce che la consultazione e l’accesso (attraverso il diritto al rilascio di copie, estratti e certificati) agli atti informatici ricevuti dal notaio o presso di lui depositati può avvenire soltanto nei limiti e nelle forme già previsti dall’articolo in esame per i documenti cartacei. La lettera m) aggiunge, dopo l’articolo 68 della legge notarile, gli articoli 68-bis e 68-ter. L’articolo 68-bis rinvia ad uno o più decreti del Ministro della giustizia non aventi natura regolamentare, la determinazione, nel rispetto delle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale, delle ulteriori tipologie di firma elettronica con cui le parti possono sottoscrivere gli atti ricevuti o autenticati dal notaio; nonché le regole tecniche relative: all’organizzazione della struttura gestita dal Consiglio nazionale del notariato presso cui andranno depositati gli atti informatici e le copie informatiche degli atti analogici; alla trasmissione telematica e alla consultazione degli atti ivi depositati; al rilascio, da parte del notaio, di copie degli atti depositati presso la suddetta struttura; alle annotazioni sugli atti conservati presso la medesima struttura; all’esecuzione delle ispezioni, al trasferimento e alla conservazione presso gli archivi notarili di atti, registri e repertori redatti su supporto elettronico; e, infine, al rilascio, su supporto informatico, della copia esecutiva degli atti ricevuti dal notaio e delle scritture private autenticate di cui all’articolo 474 c.p.c.. Le regole tecniche, inoltre, devono garantire il coordinamento del ricorso alle procedure informatiche nella materia di cui trattasi con il sistema attualmente vigente.
Il nuovo articolo 68-ter della legge notarile detta disposizioni in materia di rilascio di copie di atti, sancendo il principio dell’equivalenza dei diversi supporti utilizzabili per la formazione dei documenti. In particolare, il comma 1 prevede il rilascio di copie su supporto informatico degli originali cartacei nonché, reciprocamente, su supporto cartaceo, quando l’originale è informatico. Il comma 2 demanda al richiedente la scelta del tipo di supporto da utilizzare per la copia quando non sia altrimenti prescritto. Infine, il comma 3 prevede che il notaio, quando attesta la conformità del documento informatico all’originale o alle copie vi appone la propria firma digitale. La lettera n) dell’articolo 1 modifica la rubrica del Capo IV del Titolo III della legge 16 febbraio 1913, n. 89, in modo da prevedere anche il riferimento al rilascio di copie di documenti, alla luce della sostituzione dell’articolo 73 da parte della successiva lettera i) dell’articolo 1 del presente decreto. Con l’occasione è stato espunto dalla rubrica il riferimento alla legalizzazione, in quanto la relativa disposizione è stata da tempo abrogata.
La lettera o) dell’articolo 1 sostituisce l’articolo 73 della legge notarile prevedendo che il notaio possa attestare la conformità all’originale della copia, eseguita sul supporto richiesto di volta in volta dall’interessato, di un documento a lui esibito indipendentemente dal supporto utilizzato per la formazione dell’originale.
La lettera p) dell’articolo 1 modifica l’articolo 138, comma 2, della legge 16 febbraio 1913, n. 89, al fine di inserire la violazione della disposizione di cui all’articolo 52 bis, comma 2, introdotta con il presente decreto, tra le fattispecie che danno luogo all’applicazione della sanzione disciplinare della sospensione da sei mesi ad un anno, per le ragioni già evidenziate a commento di quest’ultima disposizione.
La lettera q) dell’articolo 1, a sua volta, modifica l’articolo 142, comma 1, lettera b) della legge 16 febbraio 1913, n. 89, al fine di inserire la violazione della disposizione di cui all’articolo 52 bis, comma 2, introdotta con il presente decreto, tra le fattispecie che, in caso dì recidiva, danno luogo alla applicazione della sanzione disciplinare della destituzione, sempre per le ragioni già evidenziate a commento di quest’ultima disposizione.

Articolo 2
La disposizione aggiunge, al regio decreto-legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito in legge 18 marzo 1926, n. 562, l’articolo 23-bis, il quale, al fine di completare il quadro operativo necessario per la piena attuazione del ricorso alle procedure informatiche per la redazione degli atti notarili, prevede che, per gli atti pubblici e le scritture private autenticate con strumenti informatici, le annotazioni di cui all’articolo 23 del medesimo regio decreto legge e le altre annotazioni previste dalla legge sono eseguite secondo le modalità determinate con decreto da adottare sulla base delle procedure normative individuate dall’articolo 68-bis, comma 1, della legge 16 febbraio 1913, n. 89, introdotto con il presente decreto.

Articolo 3
La disposizione aggiunge, dopo l’articolo 2 della legge 3 agosto 1949, n. 577, l’articolo 2-bis. il quale prevede che lo stesso Consiglio nazionale del notariato possa svolgere, nell’ambito delle proprie funzioni istituzionali, anche l’attività di certificatore della firma rilasciata al notaio per l’esercizio delle sue funzioni. In effetti, il Consiglio già da diversi anni svolge tale attività nel pieno rispetto della disciplina contenuta nel Codice dell’amministrazione digitale.

Articolo 4
L’articolo in esame detta disposizioni finalizzate a regolare temporalmente l’attuazione di alcune disposizioni della legge notarile introdotte con il presente decreto. In particolare, si prevede che, con uno o più decreti del Ministro della giustizia aventi natura non regolamentare, saranno stabilite la data in cui acquistano efficacia le disposizione di cui all’articolo 66-bis, comma 1, della legge notarile, nonché la data di inizio dell’operatività della struttura di cui all’articolo 68–bis, comma 1, e quella in cui acquista efficacia l’obbligo di conservazione delle copie di cui all’articolo 62-ter della stessa legge; tutti articoli inseriti dal presente decreto. Dall’attuazione del presente decreto non derivano nuovi o maggiori oneri a carico dell’Erario.

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