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La Posta elettronica certificata negli studi legali. PEC

Le mail raccomandate, le notificazioni e le comunicazioni digitali: la tecnologia informatica e telematica rivoluziona il modo di comunicare degli Avvocati e degli Uffici giudiziari. Addio alle tradizionali raccomandate con ricevuta di ritorno ed al tradizionale Ufficiale giudiziario a cura di Domenico Condello (articolo pubblicato su Modello5 - Inserto allegato ad Italia Oggi - 30-10-2009)

L'art. 16 comma 7 del DL 185/2008, convertito nella Legge 2/2009, stabilisce che tutti i Professionisti iscritti negli Albi ed Elenchi istituiti con legge dello Stato devono comunicare entro il 29.11.2009, ai rispettivi Ordini o Collegi, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), o “analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrita' del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilita' con analoghi sistemi internazionali”.

L’obbligo di attivare la P.E.C. o “analogo indirizzo” non è sanzionato dalla suddetta normativa. E’ però, necessario tener presente che l’Avvocato in virtù di detta norma, è tenuto a comunicare l’indirizzo al proprio Ordine e, pertanto, la attività omissiva potrebbe essere considerata un illecito disciplinare, ai sensi dell’art. 24 del Codice Deontologico.

I commi 6 e 7 di detto articolo prevedono l’adempimento di istituire “una casella di posta certificata o analogo indirizzo di posta elettronica “, anche da parte delle imprese costituite in forma societaria e delle Amministrazioni pubbliche.

  Il comma 9 infine precisa che “Salvo quanto stabilito dall'articolo 47, commi 1 e 2, del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le comunicazioni tra i soggetti di cui ai commi 6, 7 e 8 del presente articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilita' ad accettarne l'utilizzo”.
Questa procedura determinerà un sistema  di comunicazione analogo  a quello oggi attuato con il sistema tradizionale delle raccomandate.

Sono necessarie alcune premesse.  Gli esperti mi scuseranno per queste semplificazioni, ma è importante informare anche i Colleghi che fino ad ora non hanno mai utilizzato la posta elettronica o che l’hanno utilizzano poco.

Una casella postale (abbreviato anche in C.P.) era, ed è ancora, nel sistema tradizionale di comunicazione una “piccola locazione” numerata affittata dall’amministrazione postale ad un privato, che può essere utilizzata per la ricezione della corrispondenza o anche come recapito personale.

La casella postale elettronica è uno “spazio” disponibile su un computer, collegato stabilmente ad Internet e riferito ad una persona, una società, un studio professionale, etc.

A ciascuna casella possono essere associati uno o più indirizzi di e-mail.  La e-mail o email (abbreviazione dell'inglese «electronic mail», in italiano posta elettronica) è un servizio Internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi.

Le e-mail hanno la forma “cognome@dominio”, dove cognome è un nome scelto dall'utente, che identifica in maniera univoca un utente (o un gruppo di utenti), e “dominio” è un Domain Name System (DNS).

Es:condello@studiocondello.it.  Dove condello è il nome dell’utente della casella, la @ (chiocciola) è il simbolo identificativo della posta elettronica e studiocondello.it è il nome a dominio.  La differenza, sconosciuta a molti, tra “condello@studiocondello.it”  e “www.studiocondello.it” è semplice: nel primo caso ci troviamo davanti ad un indirizzo email, mentre nel secondo caso ad un indirizzo (nome a dominio) di una pagina web.
L'indirizzo e-mail può contenere qualsiasi carattere alfabetico e numerico (escluse le accentate) nonchè alcuni simboli come l'underscore ( _ ) ed il punto (.).
L’Avvocato può essere titolare di uno o più indirizzi e-mail e di una o più casella di posta elettronica.  Per risolvere il problema della consultazione da parte dell'utente di tutte le caselle e-mail di cui dispone, si può attivare un servizio di reindirizzamento. Con questo sistema i messaggi  che arrivano sulle caselle e-mail vengono automaticamente tutti inviati verso una casella, in modo da averne una concentrazione.
Accanto alla e-mail ordinaria su evidenziata esistono, in virtù di alcuni provvedimenti normativi, altre tipologie di posta elettronica e precisamente:
1. la posta elettronica certificata, meglio nota come Pec;
2. l’analogo indirizzo di posta elettronica elaborato con particolari caratteristiche;
3. la casella elettronica certificata per la Pubblica Amministrazione, identificata con l’acronimo CEC PAC;
4. la casella di posta elettronica del processo civile telematico, sigla CPE  PTC.

La PEC è regolamentata dal D.P.R. n. 68 dell’11/2/2005 come successivamente modificato.

L’ analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrita' del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilita' con analoghi sistemi internazionali e la casella elettronica certificata per la Pubblica Amministrazione, identificata con l’acronimo CEC PAC, sono state introdotte con le recenti disposizioni legislative
.
La CPE  PTC  è la casella di posta elettronica prevista dal processo civile telematico come precisato dal DPR 123/01 ed è autonoma rispetto alla posta elettronica certificata.

La CEC PAC e’ la PEC utilizzabile nei rapporti tra la PA ed i cittadini
La Posta Elettronica Certificata (acronimo PEC) è il servizio che consente di inviare e ricevere documentazione digitale, con un elevato livello di sicurezza, e di dare valore legale al processo di trasmissione dei messaggi.
I soggetti interessati, gli strumenti necessari e le modalità di funzionamento della pec.

I soggetti interessati
1. Mittente;
2. Provider del mittente o gestore Pec mittente;
3. Provider del destinatario o gestore Pec destinatario;
4. Destinatario.

Gli strumenti
1. Il programma di elaborazione del contenuto della e mail e del “trasporto” degli eventuali allegati;
2. la ricevuta di accettazione;
3. la ricevuta di avvenuto recapito;
4. la ricevuta di presa in carico che attesta il passaggio tra i gestori della posta elettronica
5. la ricevuta di non accettazione per problemi tecnici, virus, utilizzo di un indirizzo del mittente errato;
6. la ricevuta di mancato consegna.
Le modalità di funzionamento della PEC
La PEC garantisce l’effettiva spedizione e l’effettivo ricevimento di un messaggio di posta elettronica tra due soggetti.
Certificare l'invio di un messaggio implica che il gestore di posta fornisca al mittente una ricevuta  dell’avvenuta spedizione, valida come prova legale.
Con la stessa procedura, quando il messaggio raggiunge il destinatario, il gestore invierà al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con l’indicazione della data e dell’orario.
In particolare, quando si spedisce un messaggio da una casella di questo tipo, si riceve dal proprio provider di posta certificata (gestore Pec mittente) una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari, distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC (le informazioni sono in genere disponibili sia in formato testo che in formato xml).

Tale ricevuta ha valore legale, in virtù della citata legge istitutiva della PEC, e conferma l’effettivo oppure il mancato invio della comunicazione.

Il provider del mittente crea quindi un nuovo messaggio che prende in genere il nome di busta di trasporto.

Questa, conterrà non solo l’e-mail originale, ma anche i principali dati della spedizione e gli eventuali allegati. La realizzazione di questo ulteriore “pacchetto” permette di controllare che non ci sia alcuna manomissione nel corso della spedizione.

La busta viene quindi firmata dal gestore del mittente ed inviata.

Quando la trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata avviene tramite più fornitori (ovvero i provider delle due parti sono differenti), il gestore del destinatario rilascia a quello del mittente l’avvenuta presa in carico della mail.

Una volta ricevuto il “pacchetto”, il provider del destinatario provvederà dunque a verificarne la completa integrità.

Appena effettuata la consegna del messaggio, il gestore di posta del destinatario invierà al mittente la ricevuta di consegna.

Anche qui (come nel caso dell’invio) si tratta di una mail, firmata del gestore stesso che specifica l’avvenuto recapito, data ed ora relative. In aggiunta essa conterrà anche il messaggio vero e proprio trasmesso al destinatario e comprensivo di tutti gli eventuali allegati.

Quindi la PEC, a differenza dei normali mezzi per l’invio di documenti ufficiali in formato cartaceo, fornisce al mittente una prova firmata dell’avvenuto recapito della “busta di trasporto” (con data e ora di consegna).

Qualora il mittente non abbia più la disponibilità delle ricevute relative ai messaggi inviati (per errore una e mail e’ stata cancellata), potrà richiedere le informazioni di cui ha bisogno al provider. Infatti il gestore di posta certificata è obbligato, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, a tenere traccia per trenta mesi delle operazioni di spedizione e ricezione, avvenute per suo tramite all’interno di appositi file.

Va infine aggiunto che, se dovesse presentarsi l’eventualità in cui il messaggio di posta elettronica  certificata non risulti consegnabile, il gestore dovrà comunicare al mittente, entro le ventiquattro ore successive all’invio, la mancata consegna tramite un avviso.

Le possibili utilizzazioni, nella attività giudiziaria  della posta elettronica sono le seguenti:
      1. comunicazioni ed invio di documentazione digitale, in analogia a quanto avviene con i tradizionali sistemi postali (lettera semplice, lettera raccomandata con ricevuta di ritorno);
      2. notificazioni, ex art. 137;
      3. comunicazione, ex art. 136 comma 3;
      4. comunicazione, ex art. 133, del biglietto contenente il dispositivo della sentenza;
      5. notificazione e comunicazioni nel corso del procedimento civile ex art. 170, comma 1 e art. 192.

Della utilizzazione nel Processo civile telematico parleremo in altra occasione poiché non è ancora di fatto attuato, se non in via sperimentale, e nei prossimi mesi sono previste ulteriori modifiche legislative.

Così descritto il funzionamento della PEC, ben può dirsi un modo sicuro e veloce di trasmissione delle e mail, le quali hanno lo stesso valore di raccomandata A/R e…. non serve il francobollo.

La normativa di riferimento sul sito web: www.foroeuropeo.it. E mail condello@studiocondello.it

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